Nguyên nhân gây hư hỏng khi lưu trữ chứng từ, hồ sơ

Việc bảo quản giấy tờ, hồ sơ thường mất rất nhiều công sức và đòi hỏi người thực hiện bảo quản phải thường xuyên theo dõi sát. Tuy nhiên, dù bảo quản trong điều kiện tốt cũng không thể nào tránh khỏi những hư hại không đáng có. Bài viết này xin đề cập tới các nguyên nhân khiến việc lưu chứng từ, hồ sơ bị hư hỏng.

Nguyên nhân do môi trường

Nhiệt độ và độ ẩm

Việt Nam có khí hậu nhiệt đới gió mùa thường nắng nóng , mưa nhiều nên độ ẩm tương đối cao, trên 80%.  Với điều kiện thời tiết này dễ gây bất lợi trong việc bảo quản các hồ sơ, tài liệu.

Luu chung tu, hồ sơ sử dụng giấy và mực khá bền nhưng nếu trong môi trường không đảm bảo rất dễ bị hư hỏng.  Việc kiểm soát nhiệt độ, độ ẩm đảm bảo không hề dễ dàng vì thời tiết thường có những biến đối khôn lường. Khi độ ẩm tăng lên quá cao sẽ là điều kiện thích hợp để vi khuẩn nấm mốc cũng như côn trùng phát triển mạnh, gây hư hại đến tài liệu.

Vấn đề đặt ra là bạn cần theo dõi nhiệt độ và độ ẩm tương đối để kiểm soát được nhiệt độ lưu kho hồ sơ, từ đó có kế hoạc chuẩn bị các thiết bị chống lại các biến đổi của khí hậu và môi trường.

Nhiệt độ gây hư hại tài liệu
Nhiệt độ gây hư hại tài liệu

Ảnh hưởng của bụi và khí hoá chất

Các tác nhân bên ngoài bao gồm bụi, khí từ các nhà máy, xí nghiệp, các tòa nhà đang xây cũng là nguyên nhiên khiến các giấy tờ bị hư hỏng. Bụi bê tông, bụi sàn

gây ra các hư hại vật lý, dẫn tới ăn mòn tài liệu  nếu không được lau chùi thường xuyên.

Trong bụi sinh học có các bào tử nấm mốc dễ dàng phát triển khi độ ẩm trong kho đạt ngưỡng > 70%. Trong bụi còn có chứa các sinh vật gây hại, côn trùng làm tổ khiến vi khuẩn và nấm mốc phát triển.

Ánh sáng

Ánh sáng cũng là nguyên nhân khiến tài liệu hư hỏng. Ánh sáng làm giòn sợi giấy, khiến giấy ngả màu hoặc sẫm lại. Nếu tài liệu trong kho lưu hồ sơ thường xuyên tiếp xúc với ánh nắng sẽ gây hại đến tài liệu.

Ánh sáng vói tia cực tím (UV) có tá động mạnh nhất tới tài liệu. Chúng mang đến sự thay đổi về tính chất vật lý, hoá hoạc của hồ sơ. Khi giấy tờ bị tia cực tím chiếu sẽ khiến các liên kết gluxit bị phá vỡ và làm suy yếu các liên kết khác.

Nguyên nhân do sinh vật

Côn trùng

Côn trùng gây hại đến tài liệu rất nhanh, nhất là mối. Chúng không chỉ làm hư hỏng tài liệu mà còn thải chất cặn bã, là nguyên nhân cho nấm mốc phát triển. Khi lưu chứng từ, các loại côn trùng thường gặp là ba đuôi, gián, bọ cánh cứng… Thức ăn chủ yếu là giấy và vải. sự phát triển nhanh hay chậm của côn trùng phục thuộc vào độ ẩm, nhiệt độ trong kho. Nếu nhiệt độ và độ ẩm cao hơn mức cho phép, côn trùng sẽ nhanh chóng phát triển mạnh.

Tài liệu bị hư hại do côn trùng
Tài liệu bị hư hại do côn trùng

Nấm mốc

Nấm mốc phát triển rất nhanh , chúng có thể hấp thụ được mọi thứ trong kho. Nấm mốc phát triển dựa trên 2 nhân tố môi trường sống và dinh dưỡng. Các chất liệu gồm vải, hồ, giấy là môi trường lý tưởng cho sinh vật phát triển. Nhiệt độ, độ ẩm trong kho lưu chứng từ quyết định lớn đến sự phát triển nấm mốc. Nếu độ ẩm trên chất liệu lớn hơn trong phòng thì nấm mốc càng có điều kiện phát triển nhanh chóng.

Nấm mốc và côn trùng là hai nguyên nhân gây hại cho tài liệu phổ biến, chúng có sự tương tác lẫn nhau. Nấm mốc phát triển do nhiệt độ, độ ẩm và chất đào thải của côn trùng. Côn trùng ăn bào tử nấm mốc và lấy nấm để làm nơi đẻ trứng.

Các nguyên nhân tren tác động lớn tới việc lưu trữ chứng từ, hồ sơ của các công ty. Để việc bảo vệ tài liệu được hiệu quả nhất, khách hàng hãy lựa chọn các luu kho ho so (http://www.luuhoso.com/)chất lượng, đảm bảo đầy đủ tiêu chuẩn cần thiết về kho lưu trữ.

Share This Post

Post Comment